Инвентаризация в 1С: как провести и сверить результат
Короткий ответ. Инвентаризация в 1С:УТ — как подготовить данные, с чем сверять фактические остатки, как найти расхождения и оформить результат. Что проверить до и после…
Инвентаризация — это не только пересчёт на складе. Основная работа начинается до него: подготовить корректные учётные данные, и после: разобрать расхождения, пока не стёрлась память о причинах.
Шаг 1. Подготовить учёт
Закрыть движения до даты пересчёта: все документы должны быть проведены.
Снять выгрузку остатков по складам на дату инвентаризации — количество и стоимость.
Проверить, нет ли отрицательных остатков: они почти всегда обернутся недостачей.
Готовая выгрузка: вопрос «свободные остатки по складам» даёт таблицу с итогом, а выгрузка в Excel позволит сравнивать с пересчётной ведомостью формулами.
Шаг 2. Сверить факт с учётом
Результат
Что означает
Вероятная причина
Недостача
Факт меньше учёта
Потеря, неучтённая отгрузка, ошибка списания
Излишек
Факт больше учёта
Не проведён приход, ошибка в количестве документа
Пересорт
По одной позиции минус, по другой плюс
Перепутана номенклатура при приёмке или отгрузке
Пересорт — самый коварный: общее количество совпадает, поэтому его легко пропустить. Но пострадают себестоимость и остатки по конкретным товарам.
Шаг 3. Разобрать расхождения
Крупные расхождения — смотреть документы движения по этой позиции: приход, расход, склад.
Мелкие по многим позициям — обычно признак системной ошибки в приёмке, а не воровства.
Регулярные по одной группе — стоит проверять чаще, чем остальной склад.
Зависшие резервы — проверьте отдельно: товар может быть «зарезервирован», но физически уехать (см. мёртвые резервы).
Шаг 4. Оформить и сохранить выгрузки
Внести фактические количества в документ инвентаризации.
Оформить расхождения: списание недостач, оприходование излишков.
Сохранить выгрузки расхождений на дату: через месяц восстановить картину по памяти не получится.
Повторить сверку через месяц — по тем позициям, где расхождения были крупнее всего.
Частые вопросы
Как подготовить данные для инвентаризации в 1С?
Нужна выгрузка остатков по складам на дату пересчёта, с количеством и стоимостью. Важно закрыть документы до даты инвентаризации: движения, введённые позже, исказят сверку.
Как найти расхождения при инвентаризации?
Сравните фактическое количество с учётным по каждому складу и позиции. Расхождения делятся на три группы: недостача, излишек и пересорт — когда по одному товару минус, по другому плюс при сохранении общего количества.
Что такое пересорт и чем он опасен?
Пересорт — перепутанные позиции: по одной недостача, по другой излишек. Общее количество сходится, но учёт врёт: страдает себестоимость, отчётность и заказы клиентам.
Как оформить результат инвентаризации?
В 1С:УТ есть документ инвентаризации товаров: в нём фиксируются фактические количества, а расхождения оформляются списанием или оприходованием. До проведения документа стоит сохранить выгрузку расхождений — она понадобится для разбора причин.
Как часто проводить инвентаризацию?
Полную — по регламенту или перед отчётностью, выборочную — по группам с высокой стоимостью или частыми ошибками. Полезно сверять не всё подряд, а те позиции, где расхождения возникают регулярно.